Dossiers médicaux : conservation

La conservation des dossiers médicaux

 

 

 

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Comment conserver et archiver ses dossiers médicaux ?
 

Quelle est la durée de conservation légale (archivage) des dossiers médicaux « papier » des patients dans le cadre d’un exercice libéral ?

 

 

 

1. Pourquoi conserver les dossiers

 

La conservation des dossiers médicaux répond à un triple intérêt :

 

  • La continuité des soins aux patients ;
    • un moyen de preuve en cas d’action de recherche en responsabilité civile ;

    • la réponse à une demande de communication du dossier formulée par le patient ou ses ayants droit.

    • A/ Sur le premier point, rien n’a changé. Le médecin, fût-il spécialiste, qui envisage de cesser son activité sans successeur doit en informer rapidement les patients et leur demander de lui désigner le médecin auquel ils entendent désormais s’adresser pour le suivi et lui transmettre le dossier. Les dossiers non réclamés peuvent être remis à un confrère de même discipline, par exemple à la clinique où le médecin en cessation d’activité opérait, en complément du dossier d’hospitalisation, ou conservé par ce dernier. Il est impératif d’informer le conseil départemental de l’Ordre des modalités retenues pour la conservation des dossiers afin de pouvoir orienter le cas échéant les demandes d’accès des patients.

      B/ Sur les deux derniers points, il faut noter qu’en l’absence de prescription juridique déterminant la durée de conservation des archives des médecins libéraux, il a été d’usage de conseiller un archivage de trente ans, durée essentiellement alignée sur le délai de prescription en matière civile. L’article L.1142-28 du code de la santé publique, issu de la loi du 4 mars 2002, a ramené ce délai à dix ans, à compter de la consolidation du dommage. On peut dès lors d’interroger sur l’étendue exacte des effets de l’abaissement de la durée de prescription en matière de responsabilité sur la durée de conservation des archives, sachant, d’une part, qu’on ne peut exclure la révélation ou la survenue tardive d’un dommage résultant d’un acte ancien et, d’autre part, que la loi du 4 mars 2002 a parallèlement ouvert, sans limitation dans le temps, un droit d’accès du patient et sous certaines conditions, de ses ayants droit aux informations de santé le concernant.

 

 

2. durée de la prescription

La réduction de la prescription de trente à dix ans ne s’applique pour les médecins libéraux qu’aux actes ou préjudices causés à compter de la publication de la loi au Journal officiel, c’est-à-dire du 5 mars 2002. Dans ces conditions, la possibilité pour un praticien libéral de voir sa responsabilité civile recherchée dans un délai de trente ans n’est nullement éteinte aujourd’hui... et il est dès lors encore utile de conserver les dossiers médicaux pendant un délai de trente ans, voire plus si le patient est mineur. Cela d’autant plus que, si en théorie le délai pendant lequel la responsabilité civile des praticiens peut être recherchée a été réduit, le législateur a fixé comme point de départ de ce nouveau délai de dix ans la consolidation de la victime, et non pas la première constatation médicale du dommage. Le point de départ ainsi fixé est de nature à permettre en pratique des actions en responsabilité bien au-delà du délai de dix ans, lorsque la consolidation du dommage n’est pas acquise.

 

3. responsabilité médicale

L’étude des textes relatifs à la conservation des archives médicales et qui concernent les archives hospitalières montre que la durée de conservation n’est pas déterminée en fonction de la durée de prescription en matière de responsabilité médicale, mais principalement des types d’affections rencontrées, de même que du constat statistique du pourcentage de consultation des dossiers au-delà d’un certain nombre d’années, quel qu’en soit le cadre. Les médecins libéraux auraient sans doute intérêt à s’aligner sur le délai minimal de vingt ans appliqué par les établissements de santé pour préserver la justification essentiellement médicale de cette durée, conserver les preuves nécessaires à toute défense utile du médecin comme du patient et, enfin, garantir le droit d’accès des patients aux informations de santé les concernant, très largement ouvert par la loi du 4 mars 2002. C’est d’ailleurs le délai de conservation retenu pour les établissements de santé par le décret n° 2006-6 du 4 janvier 2006 (disposition applicable le 6 janvier 2007). La durée de vingt ans est calculée à compter de la date du dernier séjour hospitalier ou de la dernière consultation externe et prorogée si le dossier concerne un mineur jusqu’au vingt-huitième anniversaire de son titulaire